Uma das maiores preocupações de todos os gestores é o controle de despesas, especialmente em uma situação econômica de baixo crescimento — em que esse fator se torna ainda mais relevante. Para tanto, uma das medidas mais eficazes é reduzir gastos com telecom.

Apesar de a telecomunicação ser uma função essencial para o funcionamento de todas as empresas, ela costuma representar um dos maiores custos fixos dos negócios e, em geral, os gestores não costumam saber que é possível reduzir os seus gastos somente com algumas ações de controle.

Se você deseja saber mais sobre o tema e descobrir como reduzir gastos com telecom para aumentar o crescimento de sua empresa, acompanhe o post que vamos apresentar 6 dicas para ajudá-lo. Veja!

1. REALIZE AUDITORIAS DAS FATURAS

Um dos equívocos mais comuns em uma empresa são os erros em faturas e, por essa razão, é fundamental que as companhias façam auditorias, periodicamente, nas cobranças de sua operadora com o objetivo de reverter possíveis pagamentos indevidos.

Isso ocorre porque, às vezes, taxas e ligações que não foram realizadas são cobradas, ou até mesmo o serviço em si, é cobrado de maneira equivocada. Muitas vezes esses equívocos ocorrem em razão da complexidade dos sistemas de contratos, faturamento e até mesmo nos de relacionamento com o cliente e, em geral, erros por volta de 10% do valor são comuns, mas em casos extremos ele é capaz de ultrapassar os 20%.

Assim, o acompanhamento detalhado de todas as alterações nas faturas é fundamental para reduzir gastos com telecom, além disso, uma auditoria mensal é capaz de recuperar de maneira expressiva os valores que foram cobrados indevidamente.

A legislação assegura, ainda, que nos casos em que são identificadas cobranças indevidas nas faturas, o cliente pode solicitar a reparação dos valores correspondente aos 3 anos anteriores.

2. ENCONTRE UM PLANO SOB MEDIDA

Toda empresa conta com suas particularidades distintas, como diferentes tipos de negócios, atuações e perfis de utilizadores. Por essa razão, é fundamental compreender o uso da telecomunicação em cada perfil ou grupo de usuários, antes de realizar a contratação de um pacote de serviços.

No caso dos serviços que já foram contratados, para se reduzir os gastos com telecom, o ideal é realizar um trabalho recorrente de otimização, monitorando o perfil de uso e readequando os pacotes e planos para atender a necessidade do seu negócio de maneira frequente, e, assim, usar os recursos de modo mais otimizado possível.

3. RENEGOCIE CONTRATOS

Quando uma empresa apresenta insatisfações ou demonstra que precisa reduzir os seus custos, é comum que as operadoras de telecomunicações estejam dispostas a renegociar os contratos.

É válido ter ciência que, nesse momento, as operadoras costumam oferecer planos mais vantajosos mediante algo em troca, como um compromisso de longo prazo com a empresa. Mas se o novo contrato contar com itens como serviços melhores ou preço menor, por exemplo, a ampliação dos prazos de fidelidade compensa.

Além disso, os serviços e taxas podem sofrer mudanças significativas a cada ano e, por essa razão, é importante buscar, periodicamente, por novos orçamentos de diferentes operadoras e compará-los para fechar com aquela que apresentar o orçamento mais competitivo.

4. INVISTA EM COMUNICAÇÃO UNIFICADA

Mais uma maneira eficaz de reduzir gastos com telecom é investindo em uma solução de comunicação unificada de qualidade. Como o próprio nome sugere, a comunicação unificada consiste na união de todos os canais da empresa, integrando vídeo, chat e voz em uma mesma plataforma.

O método é eficaz porque as soluções unificadas, além de possibilitarem que os colaboradores enviem mensagens e realizem ligações, também permitem que videoconferências sejam feitas a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, o que diminui os gastos e facilita a comunicação tanto interna como com clientes e parceiros.

5. PROCURE POR FERRAMENTAS DE COMUNICAÇÃO ECONÔMICAS E ADOTE NOVAS TECNOLOGIAS

Atualmente, existem opções de tecnologias para as empresas disponíveis no mercado, que são capazes de torná-las mais eficientes e ainda reduzem diferentes tipos de despesas.

Nesse sentido, um dos principais gastos que podem ser reduzidos por meio da transformação digital e das ferramentas tecnológicas é, justamente, na comunicação. A internet, por exemplo, é capaz de desafogar o serviço de telefonia, pois pode ser usada para fazer tarefas e se comunicar com os times e colaboradores de forma eficaz, além de permitir o contato em tempo real.

No mesmo sentido, as novas tecnologias possibilitam às empresas diferentes alternativas que são capazes de diminuir de maneira significativa os custos com a telecomunicação. Ao utilizar tecnologias mais recentes, como VoIP e WAN, é possível economizar de maneira imediata e, ainda, receber um serviço de qualidade.

6. OTIMIZE OS PROCESSOS

Da mesma maneira que ocorre com todas as atividades de uma empresa, é fundamental conhecer todos os processos relacionados ao telecom, desde a solicitação de um recurso até o seu pagamento, a fim de buscar por mais eficiência.

Melhorar os processos como um todo é capaz de reduzir custos e, ainda, aprimorar a produtividade das pessoas envolvidas, trazendo mais eficiência e ganhos para a empresa. Sendo que, para tanto, o ideal é integrar os sistemas e automatizar os fluxos das atividades relacionadas ao telecom.

Dessa maneira, quanto mais as ferramentas e os fluxos de trabalho estiverem ajustados, mais práticos e fáceis se tornam o gerenciamento e a identificação dos gastos. Além disso, a otimização dos processos aumenta a eficiência e impacta diretamente na diminuição de gastos e tempo.

Tal passo é fundamental, pois ao estudar as individualidades de cada um dos processos, é possível entendê-los e realizar melhorias pontuais neles, a fim de diminuir os gastos em médio e longo prazo.

Agora que você já conhece essas 6 dicas que são capazes de ajudá-lo a reduzir gastos com telecom, saiba que é igualmente importante contar com o auxílio de uma empresa especializada em gestão de telefonia. Ela é capaz de diminuir os custos e otimizar os resultados de uma organização de maneira significativa.

Fonte: https://springtelecomgroup.com/blog/reduzir-gastos-com-telecom/


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